"Během vánočních svátků došlo k havárii našeho serveru s knihovním systémem. Potřebovali bychom rychlou pomoc."
Nějak podobně začal těsně po Novém roce telefonát s Městskou knihovnou Skuteč. Původní knihovní systém doposud provozovali na vlastním serveru s diskovým polem typu RAID 5, které je sestaveno ze čtyř disků a zvládne výpadek kteréhokoliv z nich. Bohužel v knihovně zhavarovaly hned dva disky najednou. Protože přechod na Kohu byl stejně v plánu během příštích několika měsíců, doporučil tamní správce výpočetní techniky, aby knihovna přešla na nový systém ihned.
Velikost knihovního fondu přibližně 35 tisíc svazků dávala tušit, že by bylo možné spustit Kohu naostro velmi rychle. Bez zbytečných odkladů jsme připravili potřebný prostor na našem serveru a za chvíli už byla funkční výchozí instalace Kohy. Po zkušenostech z jiných knihoven bylo jasné, že nejvíce práce bude s exportem dat ze současného systému knihovny a jejich následným importem do systému Kohy. K dispozici však byla jen záloha dat, nikoliv fungující knihovní systém. Přesto se nakonec podařilo úspěšně vyexportovat data o čtenářích, historii poplatků, výpůjček, rezervací a nakonec také bibliografické a autoritní záznamy. Po nezbytném vyčištění a přípravě validních záznamů MARC21 jsme všechny údaje naimportovali do čerstvě nainstalovaného systému Koha.
Pak už následovalo jen nastavení systémových parametrů, výpůjčních pravidel, politiky rezervací, kategorií čtenářů, atd. Přesně podle požadavků knihovny. Po zprovoznění online katalogu VuFind mohla knihovna začít opět naplno fungovat. To vše za pouhých 24 hodin! Čtenáři tak téměř nepocítili, že se v knihovně něco stalo.
Pochopitelně se u této knihovny jednalo o extrémní případ, kdy byla implementace nového systému co nejvíce urychlena a zkrácena. Obvykle se prochází několika fázemi:
| 1. | zprovoznění nové instalace Kohy | 1 den | |
|---|---|---|---|
| 2. | příprava testovací databáze naplněné aktuálními daty knihovny | 2 - 5 dnů, dle velikosti knihovny | |
| 3. | testovací období, kdy se knihovníci seznamují se systémem a ladíme parametry | 4 - 6 týdnů | |
| 4. | finální převod dat, který obvykle proběhne přes víkend, abychom nenarušovali provoz knihovny | 2 - 3 dny | |
| 5. | ostré spuštění systému Koha | 1 den | |
| 6. | průběžné doladění parametrů systému | 2 - 4 týdny |
